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La complejidad del entorno económico requiere de más flexibilidad en cada una de las áreas funcionales de cualquier empresa, de un riguroso control de los costes y, además, la reducción de las inversiones conlleva una exhaustiva supervisión del retorno de cada partida presupuestaria asignada, especialmente de aquellas ligadas a los costes operativos.

Todavía hoy existen muchas empresas que desconocen el número de dispositivos de impresión con que cuenta su organización, y menos de la mitad de ellas supervisa los costes.

Según IDC, las compañías tienen un 10% más de sistemas de impresión de lo que realmente necesitan, y en algunos casos esta partida llega a suponer entre el 3% y 5% de la facturación global de una organización.

Sin embargo, la impresión es una infraestructura tan importante para las organizaciones como las instalaciones, las redes de TI y las telecomunicaciones. Afortunadamente, cada vez más empresas son conscientes de la importancia de disponer de una estrategia definida a la hora de gestionar sus documentos y minimizar los costes, ya que controlar los procesos de impresión impacta positivamente en sus cuentas de resultados y no sólo eso, sino que una implantación MPS (Servicios de Impresión Gestionados) exitosa les ayuda también a introducir mejoras en la productividad, en las políticas de sostenibilidad medioambiental y a cumplir adecuadamente con las normativas. De ahí, la validez que una gestión externalizada aporta.

Algunas firmas de investigación, como Gartner, así lo corroboran. Esta consultora calcula que las empresas pueden alcanzar ahorros de hasta un 30% en servicios de impresión si selecciona al socio tecnológico correcto, un dato que sitúa a los Servicios de Impresión Gestionados como la forma más segura de conseguir eficiencias, productividad y ahorros de costes. Es precisamente este último factor el que está impulsando la adopción de estrategias MPS.

Tradicionalmente los servicios gestionados de impresión han sido ampliamente adoptados por las grandes empresas, con un elevado número de trabajadores. Xerox ha detectado que el segmento de la pyme tiene unas necesidades operativas muy similares, y necesitan poner control a un área que hasta ahora no ha tenido límites y que afecta en mucho a su cuenta de pérdidas y ganancias. El patrón del problema se repite en la pyme, con un coste por usuario similar, aunque a nivel individual se imprima menos.

Los servicios de impresión de Xerox están integrados por un conjunto de servicios y herramientas que permiten gestionar íntegramente el entorno de impresión, incluidas redes e infraestructuras, independientemente del fabricante o tipo de dispositivo instalado. De esta forma, se obtiene una reducción de los costes de impresión y copia, del soporte informático necesario, y se mejoran la productividad global en el entorno de trabajo y las comunicaciones con los clientes.

Propuestas de este tipo ayudarán a las empresas de tamaño medio a evaluar su entorno y redes de impresión, obtener un rendimiento óptimo y poder así gestionar su infraestructura de impresión, sea cual sea el fabricante o el tipo de dispositivo. Para los clientes finales el resultado se traduce en una reducción de los costes de impresión y copia, del soporte informático necesario, así como un aumento de la productividad en la oficina. Para el canal de distribución, es un área donde se abre una importante vía de ingresos como vehículo natural para llevar esta nueva propuesta al entorno corporativo de tamaño medio.

De hecho, es un mercado en auge. Según la consultora IDC, el volumen de adquisiciones de dispositivos de impresión en empresas con más de 100 empleados supera la cifra de cuatro millones de equipos e imprimen 600.000 millones de páginas, gastando 20.000 millones de dólares al año en equipos y servicios para la oficina, a nivel mundial. Según las previsiones de la consultora, y a pesar de la crisis económica, el mercado de Servicios Gestionados de Impresión supondrá una oportunidad de negocio de 7.200 millones de dólares en Europa para 2011.