Negocios

El cambio a la facturación electrónica en las pymes: un nuevo reto para el canal

0 0 No hay comentarios

A partir de Enero de 2011 todas las empresas estarán obligadas a emitir facturas electrónicas en su relación con las AA.PP, una medida que, siendo positiva, puede ser percibida como una imposición por gran cantidad de pymes aún no preparadas para realizar los cambios necesarios.

Buenas iniciativas con pocos resultados

Hace poco más de un mes, el día 16 de Junio, se publicó la versión 2.0 del API y de la aplicación de escritorio para la gestión de facturas electrónicas Facturae. Con ambos lanzamientos el gobierno daba un paso más en su esfuerzo por facilitar a las empresas el trabajar en formato digital con los documentos en sus relaciones con las administraciones publicas, empleando para ello un sistema que les posibilita ahorrar costes y aumentar su eficiencia.

A pesar de contar con información clara y detallada al respecto gracias al portal www.facturae.es y del buen precedente que ha supuesto el éxito de la Agencia Tributaria en las sucesivas campañas que han generalizado y estabilizado el uso de los sistemas de presentación a distancia de la declaración de la renta, aún son pocas las empresas que han optado por seguir avanzando en este sentido y hacer regular el empleo de la factura digital, ya sea en su relación con las AAPP o con sus clientes. Muestra de ello son las cifras del INE que recogía el último informe sobre la Sociedad de la Información en España 2009 con respecto a este tema.

En el documento se revelaba que, entre las empresas con más de 10 empleados que poseen Internet, tan sólo el 49,6% del total empleaba la factura electrónica para relacionarse con las AAPP. El porcentaje descendía al 9,3% en lo referido al uso de este sistema en su relación con los clientes.

Especial atención merecen los bajos porcentajes de uso de la factura electrónica de las pymes españolas. El estudio citado reflejaba que, de las empresas que contaban con entre 10 y 49 empleados, tan sólo el 8,1% empleaba la firma electrónica para relacionarse con sus clientes. El porcentaje ascendía sensiblemente, hasta el 44,9% , en la relación entre pymes y AA.PP.

Sea como fuere, estas cifras se antojan cortas a pocos meses de que se establezca como obligatorio el empleo de la factura electrónica en la relación de las empresas con las AAPP, lo que puede provocar que la ventaja de adoptar este sistema sea percibida como una incómoda imposición.


Las pymes aún recelan del sistema

Un estudio de la firma DocOnTime cuyos resultados se han conocido el pasado mes de julio revelaba que las pymes españolas estaban retrasando el empleo de la factura electrónica por desconfianza en el sistema, falta de información y por la existencia de multitud de plataformas incompatibles entre sí, lo que provoca cierta confusión, lo que también es motivo de recelo para las compañías. A todo esto se suma que muchas de ellas no pueden asumir el elevado coste de adopción de las redes EDI, con las que se ven obligadas a trabajan por ser las más extendidas entre las grandes compañías.

Además, este tipo de empresas tampoco ve con buenos ojos que aumente su carga de trabajo a causa del cambio al entorno digital y la posible eliminación de puestos de trabajo derivada de la automatización de algunos procesos, algo especialmente sensible en momentos de crisis como el actual y más aún en nuestro país, donde los efectos negativos de la misma sobre el empleo han sido mayores.

Asimismo, según recogía el estudio, a las pymes también les preocupan otros temas como la posibilidad de que aumenten las pérdidas de información por fallos en el sistema, incidencias como la duplicación o los fallos de red.

Con respecto a todo esto David de Prado, consultor de la firma DNX y responsable de dirigir la investigación de DocOnTime declaraba que: “Si las pymes hoy hacen factura electrónica es por imposición, muy pocas firmas se están realmente beneficiando de las ventajas y ahorros que puede llegar a generar este sistema y que identifican en cuanto les mencionas “Facturae”.

A pesar de esta realidad, los profesionales de la pequeña y mediana empresa también veían en el empleo de la factura digital una forma de ahorrar o evitar problemas ligados a la custodia y almacenaje de papel.


Los ISVs serán claves para hacer posible el cambio

Así las cosas, parece que pese a los esfuerzos del gobierno por dar a conocer la plataforma de facturación electrónica Facturae y presentar soluciones como Securinvoice aún hay muchas empresas reticentes a cambiar su forma de trabajar con documentos tan sensibles.

En opinión de algunos expertos, las autoridades necesitarían hacer un “marketing activo” para acercar aún más las ventajas de la factura electrónica a las pymes.

Una buena forma de hacerlo sería mostrar con claridad cómo se puede aplicar la firma digital junto con algunos casos de empresas de diversos sectores que hayan implementado este tipo de sistemas sistema beneficiándose con ello de múltiples ventajas.

En este sentido se manifiesta Gómez Corrales cuando declara que una vez dejamos claro el concepto de firma electrónica, es bueno mostrar las posibilidades de aplicación que puede tener en el establecimiento de contratos comerciales, transacciones, invitaciones, votos, créditos, contrataciones, y así hasta un largo abanico de posibilidades que se puedan aplicar a la vida comercial.

Ejemplos de buen hacer los encontramos en casos como el de la implantación de la factura electrónica en FM Iluminación, un proyecto desarrollado por la firma Adapting que ha llevado a FM a instalar un sistema que, integrado con el ERP que ya poseía la firma, automatiza completamente el proceso de emisión de facturas, que se generan en PDF y se envían a los clientes en formato electrónico y firmadas digitalmente, todo ello sin la intervención de ningún empleado.

Execus, firma que ayuda a multinacionales del ámbito de la salud a actualizar sus procesos, información y sistemas para adaptarse a la nueva forma de trabajar, es otro ejemplo de distribuidor de valor añadido capaz de coordinar internamente los equipos de trabajo de las empresas que deciden adaptarse a los requerimientos del sector público en cuanto a la gestión de sus pedidos en formato electrónico (EDI).

Atendiendo a casos como éstos se puede afirmar que el papel de los distribuidores capaces de integrar mejor las tecnologías de facturación y firma electrónica con los sistemas de gestión de cada firma será fundamental para afianzar esta nueva forma de trabajo. Quienes sepan hacer una buena labor de consultoría y cuenten con proveedores de calidad tienen muchas posibilidades de hacer negocio durante los próximos meses.


Posibilidades en varios sectores de TIC

Integración total con los sistemas existentes y los procesos de negocio, facilidad de implementación del sistema, mejora significativa de la eficiencia en el trabajo y garantía de seguridad serían los aspectos clave a tener en cuenta por los proveedores de soluciones de facturación electrónica para abordar con garantías de éxito el más que posible aumento de su demanda en los próximos meses.

Los proveedores de soluciones de gestión documental, de almacenamiento y de seguridad tienen una buena oportunidad en este campo para demostrar la calidad de su oferta.

De entre lo
s primeros, desde OKI, por medio de Roland Ruiz, jefe de producto de gestión documental, se destaca que la obligatoriedad de emplear la firma electrónica para establecer todo tipo de trámites con las administraciones: “Va a suponer un importante cambio en la forma de trabajar de muchas empresas y entidades. Kyocera está preparada para dar solución a las empresas con esta necesidad específica, ya que contamos con aplicaciones que integran la firma electrónica en sistemas de gestión documental de los que ya disponga la empresa o dentro de programas que comercializamos y personalizamos para cada cliente”.

Por su parte Carlos Fontán, Category Manager HP IPG Laserjet and Enterprise Solutions (LES), declara que la adopción de los sistemas de facturación electrónica va resultar muy positiva para las empresas y administraciones, ya que con una inversión mínima va a mejorar la eficiencia y los tiempos de tramitación de las múltiples gestiones.

“El negocio de captura y gestión de los documentos es una oportunidad para actualizar los dispositivos de los clientes, con los de última generación compatibles y certificados para trabajar con la firma electrónica”, en opinión del portavoz de HP.

Desde la perspectiva de los proveedores de soluciones de almacenamiento y gestión de datos, Óscar Gómez Corrales, Enterprise Solution Marketing Manager (Public Sector) en Dell España, asevera que el cambio hacia la firma digital va a generar una ingente cantidad nueva de información que, obviamente, ha de tener un soporte físico (hardware) y lógico (software) adecuado que además cumpla la normativa en cuanto a seguridad, ya que la firma electrónica no es sino el resultado de aplicar cierto algoritmo matemático al contenido.

En lo que se refiere a cuestiones de seguridad, Vanessa González, directora de marketing de Kaspersky asevera que su labor es informar a las empresa de los riesgos que corren si su información crítica, como es el caso de las facturas, es robada o se pierde debido a alguna brecha de seguridad. “Sin duda, hace falta concienciación sobre este tema, aunque vemos que nuestras empresas cada vez están más informadas y educadas al respecto”, añade.