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El avance de las soluciones de trabajo remoto, las tecnologías móviles o el almacenamiento en la nube están facilitando el teletrabajo o la relación entre oficinas remotas. Claro que añade un elemento extra en cualquier dirección, como es la capacidad de gestionar equipos virtuales dispersos en diferentes ciudades o países.

TeamViewer, empresa experta en software de control remoto y reuniones online, ha elaborado una serie de claves que ayudan a tener éxito en este nuevo modelo laboral de comunicación virtual:

1.    Elaborar un Plan de Gestión de la Comunicación

Redacta un manual en el que establecer los procedimientos fundamentales de actuación entre los miembros del equipo: cómo trabajar, dónde acudir si hay un problema, asignaciones de tareas, fijación de plazos, etc. Es un producto vivo, en continuo cambio en función de la práctica diaria.

2.    Planificar te ayuda a ser más rápido y eficaz

Antes de ejecutar una tarea, tómate un tiempo para revisar qué herramientas TI o conexión a Internet tienen los miembros de tu equipo, ya que pueden variar al no compartir la misma oficina, o ten en cuenta las diferentes franjas horarias de cada uno de tus compañeros para así idear un plan de acción que evite cualquier revés durante la fase de ejecución.

3.    Crear una personalidad y presencia virtual

Una de las cuestiones más importantes a la hora de gestionar equipos virtuales es conocerse a uno mismo. El lenguaje gestual y hablado es muy distinto del escrito, de ahí que saber emplear las palabras de forma apropiada es una tarea clave para evitar malentendidos entre el resto de los compañeros.

4.    Ser un buen anfitrión en la distancia

Momentos distendidos y espontáneos como tomarte un café con un compañero o entablar una charla al compartir el mismo ascensor, no existen en los equipos virtuales y son muchas veces importantes para conocer el estado de ánimo. Para conseguir paliarlos, promueve interacciones personales con cada uno de ellos, como hablar una vez a la semana. Sentir que tu jefe se preocupa por ti, a pesar de la distancia, siempre ayuda a mantener al equipo motivado.

5.    Preparar las reuniones

Las reuniones son muchas veces tiempo que se gasta de forma poco productiva. Para evitarlo, lo mejor es preparar un guión de la misma y que todos los miembros aporten sus ideas. Una vez se celebre, el líder tendrá que ser el encargado de gestionar los turnos de palabra para evitar largos discursos y que todos los compañeros aporten sus impresiones de forma clara y ordenada.