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Mejorar el rendimiento del negocio a través de las herramientas BMP (business process management) es complicado si no se pueden superar las principales barreras para la comunicación y la colaboración. Así lo asegura Gartner en un informe antes de enumerar las seis mejores prácticas para moverse hacia la cultura de la colaboración extrema, a lo que se refiere como XC (extreme collaboration).

Según la firma de investigación de mercado, la XC se consigue combinando cuantro fuerzas en un patrón capaz de mejorar la manera en que la gente se comporta, se comunica, trabaja junta y mantiene relaciones para, finalmente, mejorar el rendimiento.

Para Gartner la colaboración es una actividad crítica para la mayoría de los procesos de negocio operacionales, tanto estructurados como desestructurados. De forma que un entorno XC es un centro de crisis en el que la gente puede reunirse para trabajar de manera colaborativa en un proyecto conjunto. Así lo explica Janelle Hill, analista de Gartner. “Este entorno está disponible 24/7 de forma que la gente pueda trabajar dónde, cuándo y como necesite con el fin de conseguir sus objetivos”, dice Hill, añadiendo que lo que hace que sea extremo es que va más allá de las fronteras, organizaciones opolíticas para unificar recursos y resolver problemas.

En su estudio, Gartner identifica las seis mejores prácticas para moverse hacia una cultura de XC.

Fomentar el uso de espacio de colaboración virtualebasados en web en el trabajo diario

Gartner cree que una manera de fomentar la forma más básica de colaboración es seleccionar una actividad que se esté realizando por métodos tradicionales, como las reuniones presenciales o el correo electrónico, y animar a que se realicen en un espacio virtual, o basado en Web. A este tipo de entornos no sólo se accede fácilmente sino que la mayoría están siempre disponibles.

Ganar experiencia en esta colaboración virtual es crítico para la XC, según Gartner, para quien la disponibilidad total es una de las características de un entorno XC.

Explotar el valor de la comunicación en tiempo real

La llegada de la comunicación en tiempo real, como el twitear, las actualizaciones de Facebook o los mensajes de texto no sólo es una moda, y las empresas deben fomentarlo. Estableciendo hábitos de comunicaciones en tiempo real en el lugar de trabajo hace que la información fluya más fácilmente y sea más proactiva, de forma que la gente puede responder más rápidamente a un evento inesperado o a la interrupción del negocio

Utilizar el Social Media para facilitar la comunicación y colaboración dinámica

Una manera de poner en marcha la colaboración extrema es crear una comunidad dinámica para aportar ideas sobre un problema. Se trata de marcar un tiempo y un tema y animar a la gente a que participe. A diferencia de lo que ocurriría en una conversación presencial, todas las comunicaciones serían recogidas y quedaría claro de qué se está discutiendo, quién contribuye con ideas y quién es el que está aportando mejores propuestas.

Cambiar el sistema de recompensas para animar la colaboración

Los métodos de gestión de rendimiento actuales son poco efectivos porque desaniman la colaboración promocionando los esfuerzos individuales en lugar de lo que se consigue mediante la colaboración. De forma de Gartner anima a las empresas que quieran abrazar la XC a recompensar las conductas colaborativas que contribuyan a resolver problemas complejos, además de las conductas individuales. Además, el uso de tecnologías de colaboración hace que sea más fácil hacer un seguimiento de la conducta colaborativa y asociarlo directamente con los resultados obtenidos.

Utilizar los análisis de social media para medir las conductas colaborativas de los equipos

Otra manera de medir la conducta colaborativa es haciendo un seguimiento de cómo interactúa la gente. El análisis de redes sociales o SNA monitoriza la influencia de las redes sociales en la gente. Una cultura XC está basada en el respeto mutuo y la confianza y la SNA es una técnica que se utiliza para ayudar a mejorar los procesos de negocio identificando las redes sociales donde existe precisamente ese respeto y confianza, explica Gartner.

Una vez que esas redes se han identificado, las organizaciones deberían aprovecharse de esas relaciones para pedir a esos grupos que unan sus fuerzas colectivas para hacer frente a algunas críticas, por ejemplo.

Planear eventos en grupo que establezcan comunicaciones y colaboraciones en tiempo real

Unos pocos pasos pueden ayudar a forzar a la gente a salir de lo que Gartnet denomina “zonas confortables” para experimentar con nuevas maneras de colaboración e interactuación. Entre ellas, la firma de investigación de mercado menciona:

•    Establecer herramientas de vídeo a través de móvil que permitan a los usuarios asistir a las reuniones a través de sus dispositivos móviles
•    Utilizar el juego para crear nuevas formas de colaboración e interacción creativa. La llamada ‘gamificación’ es una nueva forma de acelerar la confrontación para resolver un problema. Experimentar con técnicas basadas en el juego puede cambiar las cosas y hacer que la gente trabaje junta de nuevas formas.
•    Considerar la posibilidad de apagar el correo electrónico durante un periodo de tiempo definido. El email es la forma de comunicación dominante, pero es una pobre herramienta colaborativa que impide que la gente termine utilizando herramientas que fomenten la colaboración.