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Lejos de acercarnos al ideal de la oficina sin papeles, Internet y el ‘boom’ de la información digital han multiplicado exponencialmente el número de páginas que se imprimen diariamente.

Según IDC, casi un 70% de las empresas ni siquiera sabe lo que gastan en imprimir documentos; y tampoco se imaginan que cada trabajador envía a los dispositivos de salida una media de 31 páginas al día, lo que supone un coste de entre 400 y 1.200 euros al año.

Según diversos estudios, las impresoras son las grandes desconocidas de las oficinas, a pesar de que el 55% del tráfico de las redes corporativas corresponde a trabajos de impresión y entre el 40 y el 60% de las llamadas al departamento de Informática están relacionadas con la gestión de documentos.

Además, el coste de adquisición y gestión de las impresoras normalmente depende del área TI, mientras que la compra de consumibles, papel, etc. depende del área de compras, lo cual provoca que el departamento financiero no tenga control sobre lo que se conoce como costes ocultos de la impresión: gastos imprecisos en tóner y papel, reconfiguraciones, gestión de la red o reparaciones.

Modelo personalizado
Con el fin de evitar este descontrol, existen modelos de contrato ya consolidados en los que se fija un precio fijo por página impresa, que incluye desde los cartuchos hasta el mantenimiento y reparación de averías, o incluso a veces el renting de las máquinas.

Se trata de fórmulas ya maduras con múltiples nombres -coste por página o pago por uso, por ejemplo- pero con el mismo objetivo: ahorrar costes, ser más ecológicos evitando impresiones innecesarias y optimizar el flujo de trabajo y la productividad empresarial.

Como cada empresa tiene distintas necesidades, el pago por uso abre un sinfín de posibilidades de negocio al canal de distribución, que se transforma en consultor directo del cliente -especialmente de la pyme- realizando estudios personalizados para reforzar la máxima “Imprime menos, ahorra más”.

Esto supone un nuevo flujo de ingresos para los distribuidores, quienes disponen a su vez de descuentos exclusivos, ‘hotline’ de absoluta confianza, acceso al portal web del fabricante, formación especial y bonus por rendimiento.

En el caso de Lexmark, gracias al programa ValuePrint Partner (VPP), más de 200 distribuidores en EMEA diseñan ofertas personalizadas de impresión bajo demanda, definiendo el modelo más conveniente.

Gracias a la gestión efectiva de todo el parque de dispositivos de salida, los ahorros para el cliente se sitúan entre el 25 y el 40% de los costes. Porque la página más barata siempre es la que si no es necesaria no se imprime.