A la gente aún le encanta imprimir y sigue estando muy apegada a sus impresoras, sobre todo en la empresa. A pesar del aumento de la creación de contenidos y procesos online, la impresión sigue siendo una herramienta de productividad asombrosamente notable; nos ayuda a crear, compartir y actualizar información, contribuyendo a la toma de importantes decisiones.

La inclinación de la gente por la impresión y las impresoras raramente se muestra de forma más patente como cuando dichos servicios son eliminados -o al menos cuando existe la percepción de que es así. Las estrategias de servicios de impresión gestionados se centran en la optimización del entorno corporativo de impresión y digitalización de imágenes con objeto de generar ahorros en costes y eficiencias operativas y medioambientales, así como menores costes de mantenimiento y soporte técnico, mayor espacio en la oficina, un uso más eficaz de los consumibles y mejores niveles de gestión y control.

Desde la grafía cirílica las divisas extranjeras – los secretos de la “evasión” de MPS

En muchos casos, no obstante, dichas ventajas son difícilmente percibidas por los usuarios finales cuya visión sobre MPS se limita a la “pérdida” de impresora personal. Múltiples y variadas son las estratagemas empleadas por los usuarios para “proteger” sus dispositivos, desde la necesidad excepcional de un dispositivo personal para el cumplimiento de las funciones (“mi trabajo exige el uso de fuentes cirílicas que no están disponibles en otros dispositivos…” y “necesito acceso a variedad de símbolos de monedas norteafricanas que no se hallan disponibles en otros dispositivos de impresión…”), hasta el empleo de astutas herramientas para ocultar o disfrazar dispositivos de impresión “ilícitos” (armarios, archivos administrativos y alféizares de ventanas (detrás de persianas o cortinas, por supuesto), que constituyen sólo algunos de los escondites más populares.

En vez de simplemente desafiar la autoridad corporativa, en dichas respuestas demuestran el valor y la conveniencia de la impresión como herramienta de soporte en el lugar de trabajo y los extremos a los que está dispuesta a llegar la gente para proteger sus impresoras. El efecto de dichas prácticas, no obstante, es una drástica disminución de la eficacia de MPS como estrategia empresarial. Mi propia experiencia me indica que los gestores de redes desconocen el 10% de los dispositivos que funcionan en cada momento en las empresas, que sólo aparecen durante el proceso de auditoría que antecede a la implantación de MPS.

El paso de la “evasión” de MPS a la gestión del cambio

El secreto de una implantación verdaderamente exitosa de MPS es reconocer su influencia en los usuarios y responder a la misma -en otras palabras, el elemento humano. A continuación ofrezco algunos pasos prácticos que deberían tener en cuenta las empresas para optimizar sus implantaciones de MPS:

- Comenzar por arriba: El patrocinio de la alta dirección es un aspecto vital de una exitosa implantación de MPS.

- Situar MPS en un contexto de empresa más amplio: Las ventajas pueden representar un argumento a favor decisivo si se comunican de manera eficiente. ¿Cuánto suponen los ahorros en costes y dónde se va a reinvertir el dinero? ¿Qué permitirá hacer de manera más eficiente el ahorro de tiempo?

- El menor impacto medioambiental es una de las principales ventajas de una estrategia de MPS eficaz en términos de consumibles y energía utilizada. Comunique los aspectos positivos de forma habitual en toda la organización; inclúyalos como parte de los compromisos de responsables corporativa.

- No olvidar el lado “indirecto” de MPS: La consolidación de impresoras supone también una liberación de espacio de oficina para otros usos; zonas de reunión, de trabajo individuales o creativas, las impresoras compartidas fomentan también la discusión e interacción entre equipos  así como el ejercicio físico.

- Comunique buenas prácticas y directrices sobre cómo usarla de forma eficaz y eficiente (cuando/como imprimir, desechar y reciclar, etc.).

- Implicar al personal en la implantación de MPS: Si se adhieren en una fase temprana, los usuarios finales pueden proporcionar información vital sobre patrones de uso, requisitos de impresión y ganancias potenciales para que la estrategia de MPS tenga aún más éxito.

- Incluir la  gobernanza de la impresión como parte integrante de directrices corporativas sobre gobernanza más amplias