Control de gastos, servicios a medida y aumento de eficiencia marcan el futuro de la impresión en las empresas

Negocios

Carlos Cabildo, responsable de producto de coste por página de OKI Printing Solutions, habla de los servicios de impresión gestionados y la oportundad que representan para el canal.

En la actualidad existe una corriente tendencial muy potente en relación a la fórmula de adquisición de los sistemas de impresión. Se trata de los servicios de impresión gestionados (Managed Print Services) o también denominados servicios de coste por página. Cada vez son más las empresas que contratan servicios de impresión en lugar de adquirir las impresoras mediante el sistema tradicional, es decir, comprando la impresora y el tóner por separado.

El motivo fundamental de este cambio en la comercialización de las impresoras es la creciente búsqueda por parte de las empresas de una mayor eficiencia y una mayor reducción de sus costes, y de forma más especial en el contexto económico actual.

Ahora más que nunca las compañías deben aprovechar los recursos a su alcance para conseguir una mayor eficiencia y rentabilidad, y sobre todo en un momento en el que las empresas tienen dificultades para afrontar los presupuestos del año, lo que afecta tanto a los fabricantes como al canal de distribución.

Este escenario se complica cuando todos los miembros del canal de distribución necesitan mantener un volumen de negocio suficiente que les permita subsistir y mantenerse en un mercado amplio, difícil y de gran competencia.

En este sentido, son los fabricantes los quetienen que ayudar al canal y proponerle nuevas herramientas y estrategias para poder llegar más y mejor a sus clientes y clientes potenciales.

Así, el canal, con el soporte y el apoyo constante de los fabricantes, se va a encontrar perfectamente preparado para ofrecer los más innovadores modelos de coste por página, que es lo que va a permitir a las empresas conocer y controlar sus costes de impresión reales, datos fundamentales a la hora de buscar fórmulas de ahorro y optimización de los recursos. Este control a través de contratos de coste por copia es sustancialmente importante porque permite hacer un seguimiento del gasto de consumibles y del uso que se hace de los equipos de impresión. Esto ya resulta posible gracias al software disponible, que registra los hábitos en materia de impresión de cada usuario. Así, se puede evaluar el gasto interno de cada máquina, lo que va a permitir implementar medidas que sirvan para conseguir un mayor ahorro en costes de impresión.

 

De este modo, la experiencia del canal como prescriptor en estas tareas adquiere todavía más valor en un contexto en el que todavía hay muchas compañías que ni saben cuáles son sus costes de impresión mensuales, ni prestan demasiada atención a la tipología del parque de equipos que tienen instalado.

Hasta ahora, las grandes corporaciones eran las que estudiaban con mayor profundidad sus costes de impresión, porque eran conscientes de su relevancia y porque disponían de las herramientas y recursos necesarios para poder hacerlo. La crisis económica está haciendo que también las pequeñas y medianas empresas quieran estudiar sus costes y traten, en la medida de sus posibilidades, de abaratarlos; y es en este punto donde los servicios de impresión gestionados, que puede ofrecer un canal preparado que cuente con el apoyo firme del fabricante, cobran una vital importancia ya que son una potente herramienta de abaratamiento de los costes de impresión.

De ahí que lo ideal para las empresas sería ponerse en manos de un especialista en impresión que pueda hacer un estudio de sus necesidades y de sus costes reales actuales, para que con ambas informaciones sea posible definir la infraestructura de impresión idónea para las necesidades de sus oficinas, con los equipos más rentables y las prácticas de impresión más adecuadas.

Así, se puede identificar si conviene imprimir en monocromo o color, en base a cuales sean las necesidades de cada caso, contratando servicios de impresión gestionada que ofrezcan a través de un único proveedor, el consumible, la asistencia de los equipos, pagando sólo por lo que imprimen y consiguiendo unos ahorros que pueden llegar hasta el 45% en sus costes de impresión. Al tratarse de contratos de permanencia, son más económicos que la adquisición de consumibles y servicios de forma independiente.

Algunas de estas recomendaciones recaen sobre el gobierno corporativo de las empresas y contribuyen a promover internamente una cultura de conciencia, lo que favorece la consecución de ahorros muy significativos en todo nuestro tejido empresarial.

Por todas estas razones, el canal de distribución se convierte en el mejor partner de los usuarios. Siendo la base de la actividad comercial de buena parte de los fabricantes de impresión, es preciso ofrecerles todo el apoyo posible tanto en los momentos buenos como en los malos. De este modo, éste se convierte en el portavoz idóneo ante los usuarios, que recurren a él no sólo para el suministro del servicio sino para la consultoría y adquisición de futuro equipamiento. Este servicio, en definitiva, representa una vía de negocio adicional para los distribuidores que además les permitirá fidelizar a sus clientes.