Principio de Pareto: cómo combinar con éxito operativa e inteligencia

Negocios

Analizamos las ventajas de la gestión documental de la mano de Luis Fernández-Sanguino, gerente de Stratesys, una consultora española especializada en servicios de TI basados esencialmente en SAP.

Como muchos ya conocerán, la teoría del Principio de Pareto o “regla del 80:20” se basa en un tipo de sociedad que se divide, tradicionalmente, entre los “muchos de poco” y los “pocos de mucho”. Es decir, aquella que se compone de dos grupos de proporciones 80:20, de manera que el grupo mayoritario, constituido por un 80% de población, poseía el 20% de algo; mientras que el grupo minoritario, que integraba al 20% de la población restante, tenía en su poder el otro 80% de ese algo.

Hecha esta salvedad informativa, observamos con frecuencia y, no menos sorpresa, que este “principio” se reproduce en diferentes situaciones de la vida cotidiana y, con mayor incidencia, en el ámbito empresarial. Concretamente, es muy conocida su aplicación en el “análisis de venta”, donde se observa que el ratio facturación por numero de clientes suele ajustarse al Principio de Pareto, de tal modo que el 80% de la facturación se realiza en un 20% de los clientes. Y lo mismo sucede en el “análisis de productos”, donde el 80% de la facturación suele proceder del 20% del catálogo de productos.

Sin embargo no es tan conocida su aplicación en el área de los sistemas de información y, especialmente, en lo que respecta a los volúmenes de información que debería tratar y gestionar una empresa. En la mayoría de las empresas, datos constatados reflejan que tan sólo el 20% de la información está estructurada y controlada en entornos gestionados (sistema de facturación, sistema de gestión comercial, sistemas de atención al cliente, etc.), mientras que el 80% restante no sólo no está gestionada (está en portátiles, servidores de disco compartidos o memorias USB) sino que además es de tipo no estructurado (e-mail, hojas de calculo, documentos, presentaciones, imágenes o videos).

Si tomamos como referencia esta forma de distribuir la información y la comparamos con la inversión realizada en tecnologías de la información en los pasados años, se observa que la mayoría de los recursos han ido destinados a la gestión de ese 20% de contenido estructurado, que podríamos denominar contenido operativo y que es imprescindible para que una empresa pueda operar. Y, sin embargo, se han empleado muy pocos recursos a la gestión de ese 80% restante, que podríamos llamar contenido intelectual, y que constituye el autentico “know-how” de la empresa.

Pero, además de observarse en las áreas de ventas o de gama de productos, el análisis del Principio de Pareto resulta muy útil a la hora de tomar decisiones sobre qué acciones dirigir hacia el área de clientes o qué productos promocionar o eliminar del catalogo. En el apartado de gestión de la información, también puede ser de gran ayuda para diferenciar los contenidos a los que debemos dar un mejor uso de aquella otra información que no proporciona ningún valor añadido y sólo ocupa espacio en disco.

Es por ello que en los últimos años se está produciendo un notable incremento de la inversión en los recursos que las empresas están destinando a la gestión del contenido Intelectual. Y, por consiguiente, las tecnologías de gestión documental y de contenidos cobran cada vez más importancia como sistemas horizontales en las empresas y como servicios de valor añadido asociadas e integradas con las aplicaciones de negocio existentes.

Conceptos como la factura electrónica, el archivo digital o la oficina sin papeles empiezan a escucharse cada vez con más frecuencia en diferentes foros, tanto tecnológicos como empresariales.

Como conclusión, se puede afirmar que el reto de los próximos años para las organizaciones empresariales, en lo que a sistemas de información se refiere, será la integración del mundo del dato, residente en las aplicaciones transaccionales, con el mundo del contenido, gestionado por los sistemas documentales. Es decir; vincular la información operativa con la información intelectual con el objetivo de optimizar los procesos, mejorar la eficiencia en la utilización de los recursos y dotar de mayor calidad a los productos y servicios; lo que sin duda, redundará en la consecución de ventajas competitivas para operar en el mercado.

Y volviendo al Principio de Pareto, hay que señalar que en este momento hay unos pocos que están en ese camino y unos muchos que deben empezar su andadura. ¿En qué grupo está su organización?